Schnellstart: EU-Unternehmen
Willkommen bei kolum. Dieser Schnellstart-Leitfaden hilft deinem EU-Unternehmen, sich effizient einzurichten, damit du Lieferantenengagement, Emissionsdaten und Importdatensätze nahtlos verwalten kannst. Indem du diesem Leitfaden folgst, stellst du sicher, dass deine Organisation bereit ist, Emissionsdaten mit deiner Lieferkette zu erfassen, zu sammeln und zu verwalten und deine Berichterstattungs-Workflows effizient vorzubereiten.
Was du erreichen wirst
- Deine Organisation und Nutzer in kolum einrichten.
- Unternehmens- und Produktionsstättendaten hinzufügen, passend zu deiner operativen Struktur.
- Lieferanten und Artikel mit deinen Workflows verwalten und verknüpfen.
- Importdatensätze nachverfolgen und mit deinen Artikeln verknüpfen.
- Deinen Workflow zur Emissionsdatenerfassung für alle gekauften und produzierten Waren vorbereiten.
- Die Schritte zur effizienten Erstellung und Einreichung von Berichten verstehen.
Auf die Plattform zugreifen
Schritt 1: Auf kolum zugreifen und dein Konto einrichten
- Nimm die Einladungs-E-Mail deines kolum-Admins oder des kolum-Teams an.
- Erstelle dein Passwort und melde dich auf der kolum-Login-Seite an.
- Richte dein Nutzerprofil ein (Name, Berufsbezeichnung, Telefon).
- Sobald du eingeloggt bist, zeigt der Footer der Sidebar immer, als wer du angemeldet bist, mit deiner Rolle und dem Client oder Unternehmen, zu dem du gehörst, und bietet einen Product-Updates-Link, der die neuesten Produktneuigkeiten aus der Dokumentation in deiner App-Sprache öffnet.
Einrichtung der Stammdaten
Stammdaten sind die Menge grundlegender Datensätze, auf die sich alles andere in kolum zurückbezieht. Companies, Users und Suppliers sind erforderlich, um loszulegen. Articles sind optional, aber empfohlen, da sie es dir erleichtern, deine Produkte über Imports, das Dashboard und anderswo zu referenzieren.
Tipp: Jede Upload-Datei enthält bereits einen Explanation-, einen Example- und einen Validation-Tab, die zeigen, was verpflichtend vs. optional ist, Beispieldaten und die Validierungsregeln. Es lohnt sich, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Schritt 2: Deine Organisation einrichten (Companies)
- Gehe in der Sidebar zu Master Data > Companies.
- Füge deine Unternehmensdetails hinzu, einschließlich Name, EORI-Nummer, Adresse und Kontaktdaten.
- Du kannst mehrere Unternehmen zu einem einzigen Account hinzufügen, was nützlich ist, wenn du die Compliance für mehr als eine juristische Einheit verwaltest.
- Die EORI-Nummer ist der eindeutige Identifier, der zur Referenzierung deiner EU-Unternehmen im Kontext von EU-Regulierungen verwendet wird. Jeder Emissionsdatensatz ist über seine EORI mit einem Unternehmen verknüpft, also stelle sicher, dass sie korrekt ist.
- Jedes Unternehmen hat außerdem einen Identifier (zum Beispiel COM-1), angezeigt als erste Spalte der Companies-Übersicht und als Schlüssel der Companies-Upload-Vorlage verwendet.
Optional: Production Facilities. Die Produktionsstätten eines Unternehmens werden auf der Detailseite des Unternehmens, in dessen Associations-Tab, verwaltet, wo du Stätten mit präzisen Adress- und Identifier-Daten hinzufügen kannst (verwende zweistellige Ländercodes); der Bulk-Upload von Stätten wird von der Companies-Seite aus gestartet. Das ist für die meisten EU-Unternehmen kein erforderlicher Schritt; füge es nur hinzu, wenn du einen spezifischen Bedarf hast.
Neue Produktionsstätte hinzufügen
Schritt 3: Nutzer hinzufügen und verwalten
- Öffne das Settings-Menü (Zahnradsymbol, oben rechts) und wähle Users.
- Klicke auf + Add New, um Teammitglieder einzuladen (z. B. Compliance, Einkauf, Operations).
- Weise passende Rollen zu:
- Client Admin verwaltet den gesamten Account, einschließlich mehrerer Unternehmen und der Nutzer.
- Company Admin verwaltet die Daten für ein zugewiesenes Unternehmen. Das ist die Rolle für die tägliche Arbeit.
Benutzerrollen zuweisen oder aktualisieren
Schritt 4: Lieferanten hinzufügen
- Gehe in der Sidebar zu Master Data > Suppliers.
- Füge die Stammdaten des Lieferanten hinzu (z. B. Adressdaten), einzeln oder über die Bulk-Upload-Funktion.
- Stelle präzise Identifier und Ländercodes sicher.
- Füge Ansprechpersonen-Daten hinzu, damit du dem Lieferanten Zugriff auf kolum geben kannst, damit er seine Emissionsdaten selbst einreichen kann.
Lieferant hinzufügen
Bulk-Upload: Du fügst viele auf einmal hinzu? Verwende den Bulk-Upload, um sie schnell einzupflegen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs Explanation, Example und Validation), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Optionale Folgeaktion: Suppliers Production Facility. Von Suppliers aus kannst du die Produktionsstätte eines Lieferanten einzeln oder per Bulk-Upload hinzufügen. (Wie bei allen Uploads zeigen dir die Tabs Explanation, Example und Validation der Datei, was erforderlich ist.)
Produktionsstätte eines Lieferanten
Schritt 5: Artikel hinzufügen (Optional)
- Gehe in der Sidebar zu Master Data > Articles.
- Artikel sind Produktdatensätze in kolum und sind optional, aber empfohlen.
- Sie hinzuzufügen erlaubt es dir, deine Daten auf Artikelebene im Dashboard zu analysieren.
- Artikel können aus deinen Transaktionsdaten (Imports) referenziert werden, was deine Datensätze leichter lesbar macht und die Nachverfolgung erleichtert.
Bulk-Upload: Du fügst viele auf einmal hinzu? Verwende den Bulk-Upload, um sie schnell einzupflegen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs Explanation, Example und Validation), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Transaktionsdaten
Transaktionsdaten sind die Aufzeichnung dessen, was dein Unternehmen tatsächlich in die EU bringt. Während Stammdaten beschreiben, wer du bist und mit wem du arbeitest, erfassen Transaktionsdaten die einzelnen Warenbewegungen. In kolum sind das deine Imports, jeweils zurückverknüpft mit einem Unternehmen (über seine EORI), einem Lieferanten und optional einem Artikel, sodass jede Lieferung nachverfolgt und mit ihren Emissionsdaten verknüpft werden kann.
Schritt 6: Importe hinzufügen
- Gehe in der Sidebar zu Transactions > Imports.
- Füge Importdatensätze mit korrekten CN Codes hinzu. Jeder Import benötigt:
- eine Unternehmensreferenz (EORI), erforderlich,
- eine Lieferantenreferenz, erforderlich,
- eine Artikelreferenz, optional,
- eine Quantity zusammen mit ihrer Measurement Unit (kg oder t für Waren, MWh für Elektrizität), erforderlich.
- Jeder Import trägt seinen eigenen Identifier. Er ist optional: Lass ihn im Formular oder in der Upload-Datei leer, und kolum generiert einen (kolum-ImportID-n). In der Upload-Datei ist er die erste Spalte und ermöglicht es dir, Importe später zu aktualisieren, indem du dieselbe Datei erneut hochlädst.
- Das Verknüpfen von Importen mit dem passenden Unternehmen, Lieferanten und (optional) Artikel gibt dir ein klares Emissions-Tracking.
Tipp: Import-Upload-Dateien enthalten Explanation-, Example- und Validation-Tabs. Prüfe sie vor dem Upload, um zu bestätigen, was verpflichtend vs. optional ist.
Bulk-Upload: Du fügst viele auf einmal hinzu? Verwende den Bulk-Upload, um sie schnell einzupflegen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs Explanation, Example und Validation), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
CBAM-relevante Daten
CBAM-relevante Daten sind die Emissionsinformationen, die an deine importierten Waren geknüpft sind, sowie die Berichterstattung, die du daraus erstellst. Das ist der Kern der CBAM-Compliance: die eingebetteten Emissionen für jeden CN Code, gesammelt entweder von dir oder von deinen Lieferanten, und anschließend zu dem Bericht zusammengestellt, den du bei der EU einreichst.
Schritt 7: Emissionsdaten verwalten
Das verwaltest du unter CBAM > Emission Data in der Sidebar. Es gibt zwei Wege, deine CBAM-Emissionsdaten zu pflegen:
Option A: Selbst erledigen. Wenn du bereits verifizierte Werte hast, gib sie direkt ein. Das kannst du auf zwei Arten tun:
- Manuell, über die Eingabemasken innerhalb von kolum.
- Per Datei-Upload, über die Option Upload Emission Data from CSV or Excel. Lade die Emission-Data-Vorlage herunter, fülle sie aus und lade sie hoch, um viele Datensätze auf einmal einzutragen. Wie bei den anderen Vorlagen zeigen dir die Tabs Explanation, Example und Validation der Datei das Format, Beispielzeilen und was verpflichtend vs. optional ist, einschließlich des Reporting Timeframe, auf den jede Zeile zutrifft.
Option B: Dem Lieferanten Zugriff geben. Lade den Lieferanten ein und verknüpfe jeden Import mit dem Lieferanten und dem CN Code in Imports. Der Lieferant reicht dann die Emissionsdaten ein, und du akzeptierst oder lehnst sie ab.
So funktioniert es in beiden Fällen:
- Verknüpfte CN-Code-Waren erscheinen auf der Purchased-CBAM-goods-Seite des Lieferanten zur Dateneingabe.
- Lieferanten können direkte und indirekte Emissionen auf CN-Code-Ebene mit gemessenen Werten angeben.
- Wenn derselbe CN Code Waren aus verschiedenen Ursprungsländern abdeckt, fügen Lieferanten einen separaten Eintrag pro Land hinzu.
- Du wirst benachrichtigt, wenn Daten eingereicht werden; akzeptiere oder lehne sie ab. Nur akzeptierte Daten füllen deine Purchased-CBAM-goods-Tabelle.
- Die Daten bleiben mit den richtigen Artikeln und Importen für Analysen und Nachverfolgung verknüpft.
- Du kannst auch Excel/CSV-Uploads von Lieferanten akzeptieren, falls sie auf diese Weise Daten teilen.
- Ein CN-Code-Eintrag gilt für alle Artikel unter diesem Code, sodass du nicht für jede Lieferung eine neue Anfrage benötigst, solange die Daten für euren vereinbarten Zeitraum gültig bleiben (oft bis zu einem Jahr).
Schritt 8: Berichte erstellen und einreichen
- Sobald deine Daten vollständig sind, erstellst du deinen Bericht in kolum unter Reporting.
- Überprüfe, validiere und bereite die Einreichung vor.
- Reiche den erstellten Bericht beim EU-CBAM-Register ein. Vierteljährliche Berichte decken den Übergangszeitraum bis 2025 Q4 ab; ab 2026 deckt eine jährliche Erklärung das gesamte Kalenderjahr ab und ist bis zum 30. September des Folgejahres fällig, sodass die Berichtserstellung für 2026 im Januar 2027 öffnet.
Häufige Fragen
Was ist neu
Der Einstieg ist konsistenter: Produktionsstätten werden über den Associations-Tab des Unternehmens verwaltet, Importe tragen ihren eigenen Identifier und eine Quantity mit ihrer Measurement Unit, die Reporting-Seite bereitet dich auf die jährliche CBAM-Erklärung ab 2026 vor, und der Sidebar-Footer zeigt immer, als wer du angemeldet bist, zusammen mit einem Product-Updates-Link.