Lieferanten im Bulk hochladen

Nutze die Bulk-Upload-Funktion für Lieferanten, um mit einer Excel- oder CSV-Vorlage mehrere Lieferanten und ihre Hauptansprechpersonen gleichzeitig hinzuzufügen. Das hilft dir, dein Lieferantennetzwerk effizient in kolum einzubinden, damit sie Emissionsdaten für die dir zugewiesenen Artikel bereitstellen können. Beim Upload muss jeder Lieferanteneintrag Lieferantendetails, Adresse und eine verpflichtende Hauptansprechperson enthalten, die die Einladung erhält, kolum beizutreten, ihr Lieferantenprofil zu vervollständigen und Emissionsdaten zu übermitteln.

Was du wissen musst

• Lade die Beispiel-Excel-Vorlage im Upload-Modal herunter, das erscheint, wenn du auf der Lieferanten-Seite auf "Lieferantendatei hochladen" klickst. Lade dir vor der Vorbereitung deiner Datei immer eine aktuelle Version der Vorlage herunter.
• Fülle für jeden Lieferanten aus:
  • Identifier (Pflicht). Gib den Identifier selbst für jede Zeile ein; kolum generiert keinen mehr, wenn die Zelle leer ist, und eine Zeile mit leerem Identifier wird als ungültig gemeldet. Identifier müssen innerhalb deines Accounts eindeutig sein.
  • Name (rechtlicher Name des Lieferanten).
  • Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail der Ansprechperson (Pflicht).

• Straßenname, Hausnummer, Postfach (optional).
• Postleitzahl, Stadt, Land (für jeden Lieferanten Pflicht, verwende den Ländercode, z. B. IN, CN, BR).
• Die E-Mail-Domain der Hauptansprechperson sollte zur Domain des Lieferanten passen, zur Sicherheitsverifizierung.
• Die Hauptansprechperson ist die Person, die eingeladen wird, wenn du nach dem Upload Einladungen versendest.
• Weitere Ansprechpersonen können später auf der Lieferantenseite hinzugefügt werden, Einladungen an sie müssen jedoch manuell über das Briefumschlag-Symbol versendet werden.
• Du kannst Lieferanten beliebig oft einzeln oder im Bulk einladen. Wenn du dieselbe Person erneut einladen möchtest, warte mindestens 24 Stunden, bevor du erneut sendest.
• Postleitzahl, Stadt und Land sind für alle Zeilen Pflichtfelder. Fehlende Werte verhindern den Upload.

Umgang mit der Identifier-Spalte

Der Identifier ist der Schlüssel, mit dem kolum deine Lieferantenzeilen unterscheidet, daher muss er für jede Zeile ausgefüllt sein.

• Ein leerer Identifier macht die Zeile ungültig. Trage ihn ein und lade die Datei erneut hoch.
• Wenn ein Identifier in deiner Datei bereits von einem Lieferanten in deinem Account verwendet wird, wird diese Zeile als Konflikt abgelehnt, statt einen doppelten Lieferanten anzulegen. Dadurch erzeugt ein zweimaliges Hochladen derselben Datei keine zweite Reihe von Lieferanten mehr.
• Wenn zwei Zeilen in derselben Datei denselben neuen Identifier verwenden, werden beide Zeilen in der Vorschau als ungültig markiert; behebe das Duplikat vor dem erneuten Hochladen. Dies entspricht der bestehenden Prüfung auf doppelte BPN-Werte innerhalb einer Datei.
• Um zu prüfen, welche Identifier bereits verwendet werden, lade vor der Vorbereitung der Datei deine aktuelle Lieferantenliste von der Lieferanten-Seite herunter.
• Verwende dieselben Identifier auch beim Upload von Lieferanten-Produktionsstätten, damit die Standorte dem richtigen Lieferanten zugeordnet werden.

Datei hochladen

1. Klicke auf Datei auswählen und lade deine ausgefüllte CSV- oder Excel-Datei hoch.
2. kolum validiert deine Datei:
   • Sind alle Zeilen gültig, siehst du eine Erfolgsbestätigung.
   • Gibt es Probleme (z. B. ein leerer oder bereits verwendeter Identifier, fehlende Postleitzahl, ungültiger Ländercode oder E-Mail-Probleme), hebt kolum diese Zeilen hervor, damit du sie in deiner Datei korrigieren kannst, bevor du sie erneut hochlädst.

Was als Nächstes passiert

Nach dem Upload:

• Alle gültigen Lieferanten erscheinen sofort in deiner Lieferantenliste.
• Es werden keine Einladungen automatisch versendet; du musst Einladungen manuell oder per Bulk-Einladung auslösen, wenn du bereit bist.
• Eingeladene Lieferanten erhalten eine E-Mail, um ihr kolum-Konto mit den von dir vorausgefüllten Informationen zu erstellen. Sobald sie akzeptieren, erscheint dein Unternehmen in ihrem Bereich Käufer, sodass sie Emissionsdaten für die dir zugewiesenen Artikel übermitteln können.

Spalte Business Partner Number (BPN)

Die Upload-Vorlage für Lieferanten enthält eine optionale Spalte BPN (Catena-X Business Partner Number). Lasse sie leer, wenn du Catena-X nicht nutzt. Lade dir vor der Vorbereitung deiner Datei immer eine aktuelle Version der Vorlage herunter.

Was ist neu

Der Lieferanten-Upload behandelt den Identifier nun als verpflichtenden Schlüssel: Ein leerer Identifier macht die Zeile ungültig, ein bereits in deinem Account vorhandener Identifier wird als Konflikt abgelehnt statt ein Duplikat zu erzeugen, und zwei Zeilen mit demselben neuen Identifier werden beide in der Vorschau markiert. Ein zweimaliges Hochladen derselben Datei verdoppelt deine Lieferanten nicht mehr.