Lieferanten einladen

Das Einladen deiner Lieferanten in kolum ist notwendig, damit sie deine Anfragen einsehen und Emissionsdaten für die ihnen zugewiesenen Artikel bereitstellen können. So stellst du sicher, dass du die erforderlichen Daten für deine Berichterstattung erhältst, während deine Lieferantenverbindungen innerhalb deiner Lieferkette aktiv und sichtbar bleiben. Du kannst Lieferanten in kolum auf drei verschiedene Arten einladen, je nach deinem Workflow.

Wo du den Einladungsstatus siehst

Die Spalte kolum Account Status auf der Lieferanten-Seite zeigt dir, ob die Ansprechperson eines Lieferanten die Einladung angenommen und ein eigenes Lieferantenkonto erstellt hat. Der Status und die zugehörige Aktion befinden sich in derselben Zelle:

• Not invited: Es wurde noch keine Einladung versendet. Die Zelle zeigt den Status gefolgt von Invite.
• Pending: Die Einladung wurde versendet, aber noch nicht angenommen. Die Zelle bietet Send reminder und Revoke.
• Invitation revoked oder Invitation declined: Verwende Reinvite, um erneut zu beginnen.
• Active: Der Lieferant hat ein kolum-Konto und kann Emissionsdaten bereitstellen.

Ein Info-Symbol neben der Spaltenüberschrift erklärt den Status. Du kannst die Liste auch nach kolum Account Status filtern.

So lädst du Lieferanten ein

1. Einen einzelnen Lieferanten einladen oder einen Lieferanten erinnern, der noch nicht angenommen hat
   • Gehe in der Sidebar zur Lieferanten-Seite.
   • Suche den Lieferanten, den du einladen möchtest, in der Liste.
   • Klicke auf Invite neben einem Lieferanten mit dem Status Not invited. Die Einladung wird an die Default Contact Person dieses Lieferanten gesendet und der Status wechselt zu Pending.
   • Klicke bei einem Lieferanten im Status Pending auf Send reminder, um dieselbe Ansprechperson erneut zu erinnern. Du kannst alle 24 Stunden eine Erinnerung senden: Nachdem du eine gesendet hast, bleibt der Button neben Revoke sichtbar, ist aber deaktiviert, bis die 24 Stunden vergangen sind, auch nach einem erneuten Laden der Seite. Das Info-Symbol neben Revoke erklärt dies.
   • Verwende Revoke, um eine ausstehende Einladung zurückzuziehen, und Reinvite, um einem Lieferanten, dessen Einladung zurückgezogen oder abgelehnt wurde, eine neue Einladung zu senden.

2. Alle Lieferanten im Bulk einladen
   • Navigiere in der Sidebar zur Lieferanten-Seite.
   • Klicke oben auf der Seite auf den Button Invite All.
   • Dadurch werden automatisch Einladungen versendet an:
     • Alle neuen Lieferanten, die hinzugefügt, aber noch nicht eingeladen wurden.
     • Alle Lieferanten, die frühere Einladungen nicht angenommen haben.
   • Nutze diese Option, um sicherzustellen, dass alle ausstehenden Lieferanten eingeladen oder erinnert werden, ohne jeden Eintrag manuell anzuklicken.
3. Weitere Ansprechpersonen für einen Lieferanten einladen
   • Gehe in der Sidebar zur Lieferanten-Seite.
   • Klicke auf den Namen des Lieferanten, um die Lieferantendetailseite zu öffnen.
   • Scrolle zum Bereich Ansprechpersonen auf der rechten Seite.
   • Hier kannst du:
     • Bei Bedarf weitere Ansprechpersonen für den Lieferanten hinzufügen.
     • Auf das Nachrichtensymbol neben dem Namen einer Ansprechperson klicken, um gezielt eine Einladung an diese Person zu senden.

• Nur die Default Contact Person erhält die Einladung, wenn du die allgemeinen Einladungs-Buttons verwendest. Wenn du weitere Ansprechpersonen einladen möchtest, musst du sie manuell über das Nachrichtensymbol einladen.
• Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse der Ansprechperson die Domain des Lieferanten verwendet, aus Sicherheitsgründen.
• Warte 24 Stunden, bevor du eine Einladung erneut an dieselbe Ansprechperson sendest.

Wichtig zu beachten

• Nach der Einladung erhalten Lieferanten eine E-Mail-Einladung, kolum beizutreten.
• Eingeladene Lieferanten können ihr kolum-Konto erstellen, auf deine Verbindungsanfrage zugreifen und Lieferantendetails vervollständigen oder bearbeiten. Sobald sie dies getan haben, zeigt ihr kolum Account Status Active an.
• Nach dem Login können Lieferanten Emissionsdaten für die ihnen zugewiesenen Artikel bereitstellen, was eine nahtlose Datenerfassung für deine Berichterstattung sicherstellt.

Was ist neu

Die Übersicht Lieferanten zeigt jetzt für jeden Lieferanten einen kolum Account Status (Not invited, Pending, Invitation revoked, Invitation declined, Active) mit der passenden Aktion daneben. Lieferanten im Status Pending können alle 24 Stunden mit Send reminder erinnert werden, und die Buttons Invite, Reinvite, Revoke und Send reminder haben einheitlich einen neutralen Stil.