Schnellstart: EU-Unternehmen
Willkommen bei kolum. Dieser Schnellstart-Leitfaden hilft deinem EU-Unternehmen, sich effizient einzurichten, damit du nahtlos mit der Verwaltung von Lieferanteneinbindung, Emissionsdaten und Importdatensätzen beginnen kannst. Wenn du diesem Leitfaden folgst, stellst du sicher, dass deine Organisation bereit ist, Emissionsdaten mit deiner Lieferkette nachzuverfolgen, zu erfassen und zu verwalten und deine Berichts-Workflows effizient vorzubereiten.
Was du erreichen wirst
- Deine Organisation und Nutzer in kolum einrichten.
- Unternehmens- und Produktionsstättendaten passend zu deiner Betriebsstruktur hinzufügen.
- Lieferanten und Artikel verwalten und mit deinen Workflows verknüpfen.
- Importdatensätze nachverfolgen und mit deinen Artikeln verknüpfen.
- Deinen Workflow zur Erfassung von Emissionsdaten für alle eingekauften und produzierten Waren vorbereiten.
- Die Schritte zum effizienten Erstellen und Einreichen von Berichten verstehen.
Zugriff auf die Plattform
Schritt 1: Auf kolum zugreifen und dein Konto einrichten
- Nimm die Einladungs-E-Mail an, die von deinem kolum-Admin oder dem kolum-Team gesendet wurde.
- Erstelle dein Passwort und melde dich auf der [kolum-Login-Seite] an.
- Richte dein Nutzerprofil ein (Name, Berufsbezeichnung, Telefon).
Einrichtung der Stammdaten
Stammdaten sind die grundlegenden Datensätze, auf die alles andere in kolum zurückverweist. Unternehmen, Nutzer und Lieferanten sind erforderlich, um loszulegen. Artikel sind optional, aber empfohlen, da sie es einfach machen, deine Produkte über Importe, das Dashboard und an anderer Stelle zu referenzieren.
Tipp: Jede Upload-Datei enthält bereits ein Tab "Erklärung", ein Tab "Beispiel" und ein Tab "Validierung", die zeigen, was verpflichtend vs. optional ist, welche Beispieldaten vorliegen und welche Validierungsregeln gelten. Es lohnt sich, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Schritt 2: Deine Organisation einrichten (Unternehmen)
- Gehe in der Seitenleiste zu Stammdaten > Unternehmen.
- Füge deine Unternehmensdetails hinzu, einschließlich Name, EORI-Nummer, Adresse und Kontaktdaten.
- Du kannst mehrere Unternehmen zu einem einzigen Konto hinzufügen, was nützlich ist, wenn du Compliance für mehr als eine rechtliche Einheit verwaltest.
- Die EORI-Nummer ist die eindeutige Kennung, die zur Referenzierung deiner in der EU ansässigen Unternehmen im Kontext von EU-Regelungen verwendet wird. Jeder Import- und Emissionsdatensatz ist über seine EORI mit einem Unternehmen verbunden, achte also darauf, dass sie korrekt ist.
Neues Unternehmen hinzufügen
Optional: Produktionsstätten. Unter Stammdaten > Produktionsstätten kannst du einem Unternehmen Stätten mit korrekten Adress- und Kennungsdaten hinzufügen (verwende zweistellige Ländercodes). Für die meisten EU-Unternehmen ist dies kein erforderlicher Schritt; füge ihn nur hinzu, wenn du einen spezifischen Bedarf hast.
Neue Produktionsstätte hinzufügen
Schritt 3: Nutzer hinzufügen und verwalten
- Öffne das Menü Einstellungen (Zahnradsymbol, oben rechts) und wähle Nutzer.
- Klicke auf + Neu hinzufügen, um deine Teammitglieder einzuladen (z. B. Compliance, Einkauf, Betrieb).
- Weise passende Rollen zu:
- Client Admin verwaltet das gesamte Konto, einschließlich mehrerer Unternehmen und der Nutzer.
- Company Admin verwaltet die Daten für ein zugewiesenes Unternehmen. Dies ist die alltägliche Arbeitsrolle.
Nutzerrollen zuweisen oder aktualisieren
Schritt 4: Lieferanten hinzufügen
- Gehe in der Seitenleiste zu Stammdaten > Lieferanten.
- Füge die wesentlichen Stammdaten des Lieferanten hinzu (z. B. Adressdaten), einzeln oder über die Massen-Upload-Funktion.
- Achte auf korrekte Kennungen und Ländercodes.
- Füge Daten zur Kontaktperson hinzu, damit du dem Lieferanten Zugang zu kolum geben kannst, sodass er seine Emissionsdaten selbst einreichen kann.
Einen neuen Lieferanten hinzufügen
Massen-Upload: Fügst du viele auf einmal hinzu? Nutze den Massen-Upload, um sie schnell zu erfassen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung"), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Lieferanten per Massen-Upload hochladen
Optionale Nachfassaktion: Produktionsstätte des Lieferanten. Von Lieferanten aus kannst du die Produktionsstätte eines Lieferanten einzeln oder per Massen-Upload hinzufügen. (Wie bei allen Uploads zeigen dir die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung" der Datei, was erforderlich ist.)
Produktionsstätte des Lieferanten
Schritt 5: Artikel hinzufügen (Optional)
- Gehe in der Seitenleiste zu Stammdaten > Artikel.
- Artikel sind Produktdatensätze in kolum und sind optional, aber empfohlen.
- Sie hinzuzufügen ermöglicht es dir, deine Daten auf Artikelebene im Dashboard zu analysieren.
- Artikel können aus deinen Transaktionsdaten (Importe) referenziert werden, wodurch deine Datensätze leichter zu lesen und nachzuverfolgen sind.
Neuen Artikel hinzufügen
Massen-Upload: Fügst du viele auf einmal hinzu? Nutze den Massen-Upload, um sie schnell zu erfassen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung"), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Artikel per Massen-Upload hochladen
Transaktionsdaten
Transaktionsdaten sind der Datensatz dessen, was dein Unternehmen tatsächlich in die EU einführt. Während Stammdaten beschreiben, wer du bist und mit wem du arbeitest, erfassen Transaktionsdaten die einzelnen Warenbewegungen. In kolum sind das deine Importe, jeder verknüpft mit einem Unternehmen (über dessen EORI), einem Lieferanten und optional einem Artikel, sodass jede Lieferung nachverfolgt und mit ihren Emissionsdaten verknüpft werden kann.
Schritt 6: Importe hinzufügen
- Gehe in der Seitenleiste zu Transaktionen > Importe.
- Füge Importdatensätze mit korrekten CN codes hinzu. Jeder Import benötigt:
- eine Unternehmensreferenz (EORI), erforderlich,
- eine Lieferantenreferenz, erforderlich,
- eine Artikelreferenz, optional.
- Das Verknüpfen von Importen mit dem passenden Unternehmen, Lieferanten und (optional) Artikel verschafft dir eine klare Emissionsverfolgung.
Tipp: Import-Upload-Dateien enthalten die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung". Prüfe sie vor dem Upload, um zu bestätigen, was verpflichtend vs. optional ist.
Massen-Upload: Fügst du viele auf einmal hinzu? Nutze den Massen-Upload, um sie schnell zu erfassen. Die Upload-Datei enthält bereits Beispiele, Validierungsregeln und Erklärungen dazu, was verpflichtend vs. optional ist (die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung"), es lohnt sich also, vor dem Upload einen kurzen Blick darauf zu werfen.
Importe per Massen-Upload hochladen
Glossar für den Massen-Upload
CBAM-relevante Daten
CBAM-relevante Daten sind die Emissionsinformationen, die an deine importierten Waren angehängt sind, und die Berichterstattung, die du daraus aufbaust. Das ist der Kern der CBAM-Compliance: die grauen Emissionen für jeden CN code, entweder von dir oder von deinen Lieferanten erfasst und dann zu dem Bericht zusammengestellt, den du bei der EU einreichst.
Schritt 7: Emissionsdaten verwalten
Du verwaltest dies in der Seitenleiste unter CBAM > Emissionsdaten. Es gibt zwei Möglichkeiten, deine CBAM-Emissionsdaten zu pflegen:
Option A: Selbst erledigen. Wenn du bereits verifizierte Werte hast, gib sie direkt ein. Das kannst du auf zwei Arten tun:
- Manuell, über die Eingabemasken innerhalb von kolum.
- Per Datei-Upload, über die Option Emissionsdaten aus CSV oder Excel hochladen. Lade die Emissionsdaten-Vorlage herunter, fülle sie aus und lade sie hoch, um viele Datensätze auf einmal zu erfassen. Wie bei den anderen Vorlagen zeigen dir die Tabs "Erklärung", "Beispiel" und "Validierung" der Datei das Format, Beispielzeilen und was verpflichtend vs. optional ist, einschließlich des Berichtszeitrahmens, auf den sich jede Zeile bezieht.
Option B: Dem Lieferanten Zugang geben. Lade den Lieferanten ein und verknüpfe jeden Import in Importe mit dem Lieferanten und dem CN code. Der Lieferant reicht dann die Emissionsdaten ein, und du akzeptierst oder lehnst sie ab.
So funktioniert es in beiden Fällen:
- Verknüpfte CN-code-Waren erscheinen zur Dateneingabe auf der Seite Eingekaufte CBAM-Waren des Lieferanten.
- Lieferanten können direkte und indirekte Emissionen auf CN-code-Ebene anhand gemessener Werte bereitstellen.
- Wenn derselbe CN code Waren aus verschiedenen Ursprungsländern abdeckt, fügen Lieferanten pro Land einen separaten Eintrag hinzu.
- Du wirst benachrichtigt, wenn Daten eingereicht werden; akzeptiere oder lehne sie ab. Nur akzeptierte Daten befüllen deine Tabelle Eingekaufte CBAM-Waren.
- Daten bleiben für Analysen und Nachverfolgung mit den richtigen Artikeln und Importen verknüpft.
- Du kannst auch Excel/CSV-Uploads des Lieferanten akzeptieren, falls er seine Daten so teilt.
- Ein CN-code-Eintrag gilt für alle Artikel unter diesem Code, sodass du nicht für jede Lieferung eine neue Anfrage stellen musst, wenn die Daten für deinen vereinbarten Zeitraum gültig bleiben (oft bis zu einem Jahr).
Schritt 8: Berichte erstellen und einreichen
- Sobald deine Daten vollständig sind, erstelle deinen Bericht in kolum unter Berichte.
- Prüfe, validiere und bereite die Einreichung vor.
- Reiche den erstellten Bericht gemäß deinen vierteljährlichen Fristen beim EU-CBAM-Übergangsregister ein.